Framgångsrik ledning av distansarbete kräver förtroende

Vid undantagstillstånd krävs av ledningen effektiv kommunikation, strukturering av undantagstillståndet, beslutsfattande, risktagningsförmåga samt stärkande av organisationens smidighet och resiliens. Outi Ikonen, Terveystalos ledande organisationspsykolog, säger att förutom dessa operativa aktiviteter är ett viktigt område, som måste beaktas vid ledning av långvariga undantagstillstånd och distansarbete, att upprätthålla och stärka förtroendet i arbetsgemenskapen. 

– Vi vet att det finns en tydlig koppling mellan förtroende och organisationens resultat, eftersom forskning på individnivå har kopplat förtroende med bland annat arbetstagarnas nöjdhet, bättre prestationer och arbetsinsatser. I tider av förändring tenderar emellertid förtroendet att sjunka, så de närmaste cheferna borde nu bygga upp förtroendeskapande metoder för att göra organisationen mänskligt effektiv.

Hur kan chefer stärka förtroendet?

Vid ledning av distansarbete ska chefen kunna skapa funktionella strukturer för arbetet. Till exempel är det bra att hålla teammöten om teman för arbetsutveckling, där gemensamma mål klargörs och man kommer överens om hur de ska följas upp. 

– Cheferna måste se till att alla i teamet vet vad de ska göra. Arbetslivets problem är ofta komplexa och inom expertarbetet försöker man lösa vagt definierade problem. Syftet med ledarskapet och chefsarbetet är att kontinuerligt skapa klarhet och vägvisare som stärker teammedlemmarnas psykologiska säkerhet och därmed förtroendet, berättar Ikonen.

Arbetsgemenskapens psykologiska säkerhet är också starkt kopplad till inställningen till fel och misslyckanden som gemensamma inlärningstillfällen. Enligt Ikonen är chefens exempel på hur man talar om misslyckanden centralt. 

– I grund och botten vill ingen av oss misslyckas i våra arbetsuppgifter. När man skapar, testar och experimenterar med något nytt, sker det emellertid oundvikligen misstag som måste ses som ett tillfälle till inlärning. Om man i arbetsgemenskapen upplever att man blir förebrådd för misstag, stelnar det organisationens utveckling, innovation och även det ömsesidiga förtroendet: alla skyddar sig själva. Däremot stärks det ömsesidiga förtroendet när misstag diskuteras tillsammans och olika perspektiv och framtida lösningar presenteras.

Särskilt i långvariga undantagstillstånd är människor trötta och sårbara. Det är också nödvändigt att skapa effektiva strukturer för interaktion och kommunikation. Teammöten lämpar sig för andra situationer, men chefer borde också organisera regelbundna personliga möten, eftersom utbyte av nyheter, handledarens egen aktivitet i att ta kontakt och finnande av lösningar för frågor kring arbetsförmågan stärker det ömsesidiga förtroendet. Det finns också ett stort behov av återkoppling, särskilt positiv sådan, när det gäller distansarbete. När det blir färre personliga möten minskar spontan respons om goda prestationer. 

– Aktiv ömsesidig kommunikation är av största vikt i ledning av distansarbete och undantagstillstånd. Som chef är det också viktigt att komma ihåg att tacka och visa uppskattning. I kommunikationen betonas även vikten av att lyssna: att gå in i en diskussionssituation utan brådska, att ställa öppna frågor och validera den andras tankar, stärker det ömsesidiga förtroendet, sammanfattar Ikonen.

Om chefen upplever att förtroenderelationen i arbetsgemenskapen har skadats, ska frågan diskuteras med berörda parter. Arbetsgemenskapens förtroende stärks när man även kan prata om svåra saker. 

– Chefen har ett större ansvar för att bygga upp och återställa förtroendet än arbetstagaren. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att förtroendet är ömsesidigt. Chefen kan inte ensam stärka förtroendet, säger Ikonen.

Chefsarbete på distans i ett undantagstillstånd innebär alltså utmaningar och problem som måste lösas. Arbetet underlättas när man har tillgång till nödvändiga kunskaper och redskap. 

Om du är intresserad av våra tjänster för organisationer, till exempel coachningspaket som stödjer chefsarbetet i undantagstillstånd, vänligen kontakta oss! 

Kontakta oss för mer information