En effektiv eller en mänskligt effektiv organisation? Båda sidor krävs för en fungerande organisation

För många i ledande ställning är operativ effektivitet ett bekant begrepp, som säkerställer både företagets effektivitet och resultat.

Däremot förbises mänsklig effektivitet i alltför många organisationer. Mänsklig effektivitet beskriver den psykologiska dynamiken och de mänskliga faktorerna i en organisation: hur till exempel grupptillhörigheten förverkligas inom organisationen och hur organisationens anställda motiveras. 

Outi Ikonen, Terveystalos ledande organisationspsykolog, påpekar att en organisation som strävar efter effektivitet ska satsa på båda delarna. 

– Utan den ena finns inte den andra. Att beakta mänsklig effektivitet förbättrar både organisationens ökade produktivitet, framgången hos olika förändringar och arbetstagarnas välbefinnande, berättar Ikonen.

Världen förändras – uppmärksamma brytningsskeden

Införandet av mänsklig effektivitet är särskilt användbart i olika situationer av förändring.

- Exempelvis nu under coronakrisen har osäkerheten ökat enormt och det är allt viktigare att ta hänsyn till mänskliga frågor. Om man inte alls tar hänsyn till de mänskliga faktorerna kommer effektiviteten säkerligen inte att förbättras, säger Ikonen.

Enligt Ikonen beror framgången hos olika organisationsförändringar också till stor del på hur väl mänsklig effektivitet förverkligas inom organisationen. 

– Förändringsprocessen kan vara riktigt bra när det gäller operativ effektivitet, men om man inte tar hänsyn till mänskliga effektivitet motiveras inte arbetstagarna och i värsta fall lider förtroendet. 

Ett steg mot mänsklig effektivitet behöver inte tas ensam. 

– Målet med Terveystalos Coachning i mänsklig effektivitet är att stärka kompetensen inom ledning av mänskliga faktorer och därigenom förbättra produktiviteten i hela organisationen och människors välbefinnande, berättar Outi Ikonen.

Ledningens exempel spelar roll

Byggandet av en sund och mänskligt effektiv organisation inleds med att den högsta ledningen klargör den gemensamma målsituationen. 

– Cheferna bör vara medvetna om effekterna av mänsklig effektivitet, men ledningsgruppens åtgärder är särskilt viktiga. Utan ett starkt engagemang från ledningen och ledningens agerande som förändringsagent stärks inte den mänskliga effektiviteten, säger Ikonen.

Själva processen är inte alltid lätt. För att en organisation ska kunna utvecklas behöver ledningen en verklig förståelse för den nuvarande situationen när det gäller mänsklig effektivitet samt de mål som ska uppnås. 

– Ofta satsar man nog på arbetshälsan, men projekten blir onödigt fristående. För att mänsklig effektivitet ska bli verklighet är det viktigt att god praxis förankras ordentligt i organisationens kultur och strukturer. På så sätt blir de så småningom verkligen gemensamma verksamhetsmetoder för organisationen, fortsätter Ikonen.

Fem steg mot en mänskligt effektiv arbetsplats

1. Låt mänskligheten synas. Var dig själv. När man är i en chefsposition är det bra att bedöma hur mycket man kan visa sina egna känslor. Kom emellertid ihåg att chefen har sina egna styrkor och sårbarheter, som inte behöver döljas i onödan. 
2. Kom ihåg balans. Led förändringar, inspirera och uppmuntra, samtidigt som du säkerställer tillräcklig intern stabilitet, rutiner och smidighet i arbetet. 
3. Kombinera modigt mänskligt och operativt ledarskap. En bra personledare kan samtidigt vara en utmärkt resultatledare. Mänsklig och operativ effektivitet utesluter inte varandra. 
4. Lär dig att förstå. Lyssna och förstå inte bara saker, utan även människors erfarenheter och känslor. Ledaren bör med sitt eget exempel skapa en psykiskt säker arbetsgemenskap där det är tillåtet att ställa frågor, undra över saker och ting och begå misstag.
5. Var själv ett föredöme. Sätt gränser som stöder välbefinnandet för dig själv och andra, och ta hand om balansen mellan arbete och fritid. Som chef bör du komma ihåg att om du själv är för flexibel i ditt arbete, skapar du samtidigt en modell för personalen som säger att även andra borde vara lika flexibla. I värsta fall undergräver överprestation den mänskliga effektiviteten.

Vill du stärka din organisations mänskliga effektivitet? 

Läs mer om mänskliga effektivitet.