Terveystalo Medoma -sovellus, resepti lääkäripulaan
Pula terveydenhuollon ammattilaisista vaatii monenlaisia toimia myös Terveystalossa. Terveystalo Medoma -sovelluksen avulla sijoitamme oikean ammattilaisen oikeaan tehtävään ja vähennämme työsuhteeseen liittyvää hallinnollista työtä. Näin tehostamme ja parannamme liiketoimintaamme ja pystymme palvelemaan hyvinvointialueita yhä paremmin. Toisaalta sovellus palvelee myös terveydenhuollon ammattilaisia helpottamalla oman työn hallintaa, jolloin kaiken liikenevän ajan voi käyttää potilastyöhön. Sovelluksessa voi kuitata tehdyt työvuorot, muokata aloitus- ja lopetusaikoja palkanmaksua varten, varata uusia työvuoroja tai pidempiä työjaksoja sekä ilmoittaa käytettävyydestä työvuoroihin tai -jaksoihin.
Lähtökohdat
Pula terveydenhuollon henkilöstöstä on sekä valtakunnallinen että globaali ongelma. Tilanne on kriisiytynyt entisestään pandemiavuosien myötä. Useat hyvinvointialueet kamppailevat kasvaneen hoitovajeen kanssa, ja jo ennestään väsyneet terveydenhuollon ammattilaiset irtisanoutuvat ja vaihtavat alaa. Etenkin syrjäseuduille ja moniin päivystyspisteisiin on vaikea löytää henkilökuntaa, mikä on osasyynä perusterveydenhuollon ja erityisesti päivystysten kriisiytymiseen. Myös yksityinen terveydenhuolto painii saman osaajapulan kanssa.
Terveystalolla on lähes kahdenkymmenen vuoden kokemus henkilöstöpalveluiden tuottamisesta julkisen terveydenhuollon tarpeisiin. Toimitamme lääkäreitä, hammaslääkäreitä ja muita terveydenhuollon ammattilaisia esimerkiksi terveyskeskuksiin, päivystyspisteisiin ja suun terveydenhuollon tarpeisiin. Vuosien aikana meille on kertynyt vankka osaaminen ja näkemys uudistaa liiketoimintaa käyttäjälähtöisesti.
Haluamme helpottaa ammattilaisen ja työtehtävän yhdistämistä
Jotta pystymme vastaamaan julkisen terveydenhuollon osaajatarpeeseen, meidän pitää hallita tuhansien ammattilaisten töitä ja työvuoroja. Aikaisemmin ammattilaisten ja työtehtävien yhdistäminen vaati valtavasti hallinnollista työtä. Hallinnon koordinaattori etsi jokaiseen tehtävään tai työvuoroon puhelimitse tekijää, ja pahimmillaan puheluita oli useita kymmeniä yhtä työvuoroa kohden. Myös sähköposteja ja Teams-viestejä lähetettiin paljon. Joskus yksi ammattilainen saattoi saada useita puheluita samasta asiasta. Sovelluksella vähennämme koordinaattorin hallinnollista työtä sekä helpotamme puhelinrumbaa. Kun puheluita on vähemmän, koordinaattori voi keskittyä pitämään huolta ammattilaisen urasuunnitelmista ja työkyvystä, mikä edesauttaa ammattilaisen jaksamista työssään.
Aikaisemmin ammattilaiset olivat tottuneet käyttämään Medoman selainversiota, jossa oli rajoitetummat ominaisuudet. Selainversio oli kuitenkin tullut tiensä päähän. Halusimme osallistaa terveydenhuollon ammattilaiset voimakkaammin heidän oman työnsä suunnitteluun ja hallintaan sekä helpottaa pakollisia kirjaamisia. Helpottamalla oman työn suunnittelua ja tarjoamalla sovelluksen avulla juuri sopivia töitä, toivoimme osa-aikaisten ammattilaisten lisäävän työtuntiensa määrää. Tärkeänä lähtökohtana toimi myös ammattilaisten arjen helpotus. Haluamme, että terveydenhuollon ammattilaiset ovat tyytyväisiä Terveystaloon työnantajana.
"Pula terveydenhuollon ammattilaisista on sekä valtakunnallinen että globaali ongelma."
Strategia/Insight
Huomasimme käyttödatan perusteella, että lähes puolet käyttäjistä kirjautui Medoman selainversioon puhelimella. Siksi olikin selvää, että ennakko-oletuksena oli toiminnan kehittäminen mobiilisovelluksen avulla. Lähdimme liikkkeelle selainversiossa jo olemassa olevin toiminnallisuuksien tuomisesta sovellukseen, siten että ne palvelevat käyttäjiä parhaiten.
Käyttäjät haluavat helppokäyttöisiä palveluita ja selkeyttä arkeen
Alkukartoitus
Tunnistimme liiketoiminnan haasteet ja teimme käyttäjätutkimuksen Medoman selainversion käyttäjille. Liiketoiminnan tarpeet eivät voi toteutua, elleivät terveydenhuollon ammattilaiset ota sovellusta omakseen. Haastattelimme myös henkilöstöpalveluiden yhteyshenkilöitä, joiden kautta ammattilaisten työt sovitaan.
Myös valittu teknologia asetti raamit kehitystyölle. Haastattelimme yhteistyökumppaneidemme mobiilikehityksen osaajia teknologioiden vertailua varten. Vertailussa huomioimme budjetin, osaamisen saatavuuden, halutun käyttökokemuksen saavuttamisen, mahdollisuuden hyödyntää työpöytäsovellusta sekä push-viestejä ja sijaintitietoja. Halusimme erityisesti, että teknologialle löytyy ylläpitäjiä, ja että ratkaisun hintalappu pysyy kohtuullisena. Alustavat käyttäjäkyselyt puolsivat vahvasti ”mobiili ensin” -lähestymistapaa sekä push-viestien käyttöä tekstiviestien sijaan, minkä vuoksi teknologiavalintamme oli React native. Terveystalon sovelluskehitys on hyödyntänyt kyseistä teknologiaa aikaisemminkin ja tiesimme, että saavutamme sillä tavoitteen laadukkaasta mobiilikokemuksesta.
Haastattelut
Teimme perusteellisia käyttäjätutkimuksia loppukäyttäjän tarpeita kuunnellen. Lääkäreille lähetettiin kaksi erillistä kyselyä maaliskuussa 2021. Saimme ensimmäiseen kyselyyn 192 vastausta. Kyselyn tavoitteena oli saada ylätason ymmärrys siitä, kuinka todennäköisesti käyttäjät ottaisivat uuden kehitettävän sovelluksen käyttöön, ja miten he suhtautuvat digitaalisten palvelujen käyttöön ylipäänsä. Kysely toi myös tarvittavaa lisätietoa kehityksen tueksi tehtävälle käyttäjäsegmentoinnille.
Keskeisimmät löydökset:
- lähes kaikki vastaajat ottaisivat todennäköisesti tai melko todennäköisesti uuden digitaalisen palvelun käyttöön
- 80 % haluaisi käyttää palvelua mobiilaitteella
- 61% käyttäisi palvelua vain mobiililaitteella
- 43 % voisi siirtää kaiken työsuhteeseen liittyvän kommunikoinnin mobiilisovellukseen
- vain 14% haluaisi käyttää ainoastaan puhelinta tai sähköpostia
Löydökset vahvistivat näkemystämme siitä, että esiin nousseita haasteita lähdetään ratkaisemaan mobiilisovelluksen avulla.
Toinen kysely tehtiin käyttäjille, jotka ilmoittivat ensimmäisessä kyselyssä halukkuutensa osallistua jatkotutkimuksiin. Kysyimme käyttäjien mielipiteitä erilaisista ominaisuuksista ja ideoista, joita uuden palvelun osalta oli konseptoitu. Teimme määrällisen tutkimuksen lisäksi laadullista tutkimusta käyttäjäsyvähaastatteluin, sekä ideoimme ammattilaisten kanssa.
Selvitimme asioita yksityiskohtaisesti aina notifikaatiotoimintojen ajoituksesta visuaaliseen ilmeeseen. Saimme selville, että käyttäjät kaipaavat palvelua, josta lisätöitä on helppo löytää. Myös työtuntien kirjaaminen, korvauksien tarkistaminen ja työvuorojen muokkaaminen täytyy onnistua ajasta ja paikasta riippumatta sekä ammatinharjoittajana että palkansaajana. Lisäksi käyttäjät toivovat, että tärkeät yhteystiedot, kuten hallinnon päivystäjän tai konsultoivan lääkärin puhelinnumero, ovat helposti saatavilla.
Huomasimme, että sovelluksen muistutukset vähentävät henkilöstöpalveluiden koordinaattorin hallinnollista työtä. Ammattilainen voi ilmoittaa tulevat poissaolonsa, sairaslomansa sekä muut muutokset sovelluksen kautta Terveystalon henkilöstöpalveluihin. Hallintoa työllistävät soitot, sähköpostit ja Teams -viestit korvataan sovelluksen toiminnoilla.
Kehitystyö
Kun käyttäjien tarpeet, liiketoiminnan haasteet ja piilevät tarpeet oli tunnistettu, järjestimme sisäisiä ideointityöpajoja. Kolme ensimmäistä työpajaa keskittyivät haasteiden tunnistamiseen ja loput seitsemän haasteiden ratkaisuksi valittujen ominaisuuksien ympärille. Työpajoissa oli mukana kaksi sovelluskehittäjää, henkilöstöpalveluiden liiketoiminnan edustaja, projektipäällikkö ja loppukäyttäjä eli lääkäri. Menetelmien osalta hyödynsimme muun muassa braindumping -menetelmää. Rakensimme konseptit työpajojen perusteella, jonka jälkeen validioimme ne käyttäjillä. Työpajojen jälkeen loimme kehitysroadmapin ja aikataulutimme projektin.
Aloitimme palveludesignin ja käyttöliittymäsuunnittelun suunnitelmien mukaisessa aikataulussa hyödyntäen ketterän kehityksen menetelmiä. Loppukäyttäjistä koostuva sparrausryhmä oli tiiviisti mukana kehitysprosessissa ja keräsimme ryhmältä jatkuvaa palautetta.
Sovelluksen julkaisu
Sovelluksen julkaisun jälkeen markkinoimme sitä sisäisesti Terveystalon viestintäkanavissa, yhteyshenkilöiden kautta sekä aina uuden lääkärin aloittaessa työt Terveystalossa. Syksyllä 2022 laajensimme markkinointia Terveystalon ulkopuolisille lääkäreille. Käyttäjämäärä on kasvanut tasaisesti. Kannustimme lääkäreitä myös palautteenantoon. Sovelluksessa on helppo vastata NPS ja CES-kyselyyn ja sekä jättää avointa palautetta suoraan kehitystiimille. Keräsimme palautetta myös henkilöstöpalveluiden yhteyshenkilöiden kautta sekä pilotissa mukana olleilta lääkäreiltä.
Julkaisun jälkeen olemme lisänneet sovellukseen palautteiden perusteella uusia ominaisuuksia, kuten avoimet työvuorokorvaukset ja työvuorojen lisäksi pidemmän työjaksot. Lisäksi pilotoimme sovellusta onnistuneesti hoitajilla.
Ratkaisu
Sovelluksen käyttäjät olivat tottuneet Medoman selainversioon, jossa oli rajoitetummat ominaisuudet. Halusimme ehdottomasti kehittää sovellusta helppokäyttöisempään suuntaan. Tunnistautumistavaksi valitsimme vahvan tunnistautumisen Terveystalon tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Vahva tunnistautuminen tapahtuu palvelun käyttöönoton yhteydessä, jatkossa käyttäjä kirjautuu valitsemallaan PIN-koodilla. Huomioimme, että Medoman käyttäjillä on liikkuva ja usein epäsäännöllinen työ sekä käytössään useita – toisinaan vaivalloisiakin – terveydenhuollon järjestelmiä. Halusimme, että työtuntien ilmoittaminen ja lisätöiden varaaminen on mahdollisimman helppoa ja vaivatonta. Halusimme myös kohdistaa oikeita töitä oikealle ammattilaiselle, joten algoritmin rooli sovelluksessa on oleellinen.
Koko kehitystyön ajan meillä oli kirkkaana mielessä, että ratkaisun tulee olla käyttäjälähtöinen. Mitä paremmin sovellus palvelee loppukäyttäjää, sitä suurempi hyöty siitä on henkilöstöpalveluiden liiketoiminnalle.
Ideat joiden pohjalta lähdimme kehittämään ratkaisua syntyivät työpajoissa. Keskeisimmät ideat ovat oman datan eli työvuorokorvausten ja tehtyjen vuorojen seuranta, juuri oikeanlaisten työvuorojen löytyminen, vuorojen varaaminen, vuorojen varauksesta palkitseminen, perehdytysohjeet sekä tehtyjen työvuorojen kuittaus.
"Terveystalo Medoma -sovellus on yksi konkreettinen ratkaisu oikean ammattilaisen ja tehtävän yhdistämiseen"
Toteutus
Lopullinen toteutus on ilmaiseksi sovelluskaupasta ladattava sovellus julkisen sektorin työvaihtoehdoista kiinnostuneille lääkäreille ja hammaslääkäreille sekä tulevaisuudessa myös sairaanhoitajille. Päädyimme toteutukseen teknologianvalinnan, käyttäjätutkimuksien ja koko palvelumuotoiluprosessin perusteella.
Julkaisimme sovelluksen 1.3.2022 ja sen käyttäjämäärä on kasvanut tasaisesti joka kuukausi. Terveystalo Medomaa käyttävät tällä hetkellä lääketieteen kandidaatit, lääketieteen lisensiaatit, erikoislääkärit ja hammaslääkärit. Pilotoimme sovellusta onnistuneesti myös hoitajilla, ja päädyimme siihen, että lisäämme hoitajien työt sovellukseen tämän vuoden aikana.
Terveystalo Medomasta löytyy Terveystalon julkisen terveydenhuollon yhteistyökumppaneiden työtehtäviä valtakunnallisesti ympäri Suomea. Sovellus oppii tuntemaan käyttäjän omat mieltymykset ja tarjoaa hänelle jatkossa yhä sopivampia työvaihtoehtoja. Sen avulla voi hoitaa kätevästi kaikki työsuhteeseen liittyvät hallinnolliset asiat: vahvistaa tehdyt työvuorot, muokata aloitus- ja lopetusaikoja, varata uusia työvuoroja tai pidempiä työjaksoja, ilmoittaa käytettävyydestä työvuoroihin tai -jaksoihin sekä tarkastella kätevästi työvuororaportteja ja maksettuja korvauksia. Sairaspoissaolojen ja muiden työsuhteeseen liittyvien poissaolojen merkintä onnistuu helposti sovelluksessa.
Tulokset
Sovelluksen onnistumista tarkastellaan sekä liiketoiminnan että käyttäjän näkökulmasta. Tavoitteenamme oli 1000 käyttäjän rajan rikkoutuminen vuoden 2022 loppuun mennessä. Se on noin 80 % vuonna 2022 julkisen terveydenhuollon tehtävissä työskennelleistä lääkäreistä ja hammaslääkäreistä.
Ylitimme käyttäjätavoitteemme
Puheluiden määrä vähenee
Henkilöstöpalveluiden koordinaattoreiden mielestä sovellus helpottaa heidän työtään. Osa puheluista ja viestittelystä on korvattu sovelluksen toiminnoilla ja ammattilaiset varaavat osan vuoroista itse.
Pilotoimme sovellusta onnistuneesti hoitajilla
Pilotti onnistui ja laajennamme Terveystalo Medoman käytön tämän vuoden aikana myös hoitajapalveluihin.
Terveystalo Medoma -sovelluksen hyödyt
Loppukäyttäjien ja liiketoiminnan kommentteja
"Katson Medomasta, mitä töitä on tarjolla. Varaan vuorot, jotka sopivat parhaiten omaan aikatauluuni. Vahvistus vuoroista tulee seuraavana päivänä." - Herkko Sikkilä, vastuulääkäri, pohjoinen
”Medoma sovellus on lääkäreilläni aktiivisesti päivittäisessä käytössä. Sovelluksen kautta sujuvat vuoronvaraukset ja toteumien syötöt sutjakkaasti ja tämä kaikki helpottaa minun työtäni huomattavasti.” - Sanna Ahonkallio-Ollikkala, aluekoordinaattori
"Aikaisemmin olemme joutuneet lähettämään työvuoroja listana sähköpostilla. Nyt voimme muutamalla napin painalluksessa lähettää vuorot suoraan lääkärille sovelluksen kautta, josta lääkäri pääsee nopeasti hyväksymään tai hylkäämään vuorot. Lisäksi lääkäri pääsee itse kuittaamaan työvuoron jälkeen toteutuneet työajat." - Emmi Rissanen, aluepäällikkö, operatiivinen tiimi
"Sovellus kulkee aina mukana, ja oman kalenterin seuraaminen on tehty mahdollisimman helpoksi. Iso juttu itselleni on myös se, että päivystysvuorot ja ylityöt pystyy kuittaamaan näppärästi sovelluksessa." - lääkäri, päivystykset
"Sovelluksessa voi varata itse työvuoroja ja ilmoittaa kiinnostuksensa töihin. Tämä helpottaa hallinnon työkuormaa, kun ei tarvitse jokaiseen vuoroon itse aktiivisesti lähteä etsimään tekijää. Lisäksi lääkärit pääsevät näkemään sovitut vuoronsa sovelluksen kautta ja saavat vielä ilmoituksenkin niistä ennakkoon. Työvuorojen unohdukset ja sekaannukset ovat vähentyneet paljon. " - Emmi Rissanen, aluepäällikkö, operatiivinen tiimi
"Käyttöönotto oli todella helppoa, se on simppeliksi tehty. Sovellus neuvoo mitä tehdä. Sitä ei tarvitse mitenkään opetella." - sairaanhoitaja , hoitajapalvelut
"Sovimme sunnuntai-iltana vaimon kanssa alkavan viikon menoista. Pystyn näkemään sovelluksesta yhdellä silmäyksellä tulevat työvuorot, mikä helpottaa suuresti arjen suunnittelua.” - Herkko Sikkilä, vastuulääkäri, pohjoinen
Ratkomme osaajapulaa sovelluksen avulla
Asiakkaitamme ovat kaikki hyvinvointialueet. Toimitamme terveydenhuollon ammattilaisia muun muasssa terveyskeskuksiin ja päivystyksiin sekä tarjoamme etälääketieteen palveluita. Terveystalo Medoma -sovellus tehostaa henkilöstöpalveluihin liittyvää hallinnollista työtä ja auttaa meitä kohtauttamaan oikean työn ja osaajan. Näin pystymme palvelemaan asiakkaitamme yhä paremmin.
Osallistamme ammattilaiset oman työn suunnitteluun - algoritmi auttaa tarjoamalla juuri sopivia töitä
Terveystalo Medoma helpottaa terveydenhuollon ammattilaisten työn hallintaa. Se kokoaa yhteen koko Terveystalon julkisen terveydenhuollon työtarjoaman, niin pidemmät työjaksot kuin yksittäiset vuorot. Sovellus oppii tuntemaan käyttäjän mieltymykset perustuen aiempaan vuorohistoriaan, suosikkitoimipaikkoihin sekä esimerkiksi vuorokaudenaikoihin, jolloin hän on työskennellyt. Tarjoamalla juuri oikeanlaisia töitä, pyrimme lisäämään ammattilaisten tekemien työtuntien määrää. Toimme myös työvuorokohtaiset korvaukset läpinäkyvästi esille.
Helpotamme ammattilaisten arkea
Haluamme, että terveydenhuollon ammattilainen saa keskittyä olennaiseen, tekemään potilastyötä. Sen vuoksi työsuhteeseen liittyvien asioiden pitää sujua mahdollisimman sujuvasti. Sovelluksessa ammattilainen voi merkitä helposti tehdyt työtunnit, varata uusia työvuoroja tai pidempiä työjaksoja sekä ilmoittaa käytettävyydestä työvuoroihin tai -jaksoihin. Sovelluksesta löytyy myös helposti yhteystiedot äkillisiä tilanteita, kuten sairastumisia varten.
Sovellus ladataan sovelluskaupoista
Sovelluksen voi ladata kuka vain rajoitetuin ominaisuuksin. Täyden käyttö- ja vuorojenvarausoikeuden saa sen jälkeen, kun olemme varmistaneet terveydenhuollon ammattilaisen oikeudet ja pätevyyden. Tuotantoversioon pääsy täysillä käyttöoikeuksilla ei ole mahdollista. Testiympäristöön pääsyyn olemme toimittaneet kirjalliset ohjeet erikseen.
Tiimi
Terveystalo
Sara Kinnunen (heimopäällikkö), Laura Aaltonen-Määttä (tuoteomistaja), Jukka Uusisalo (kehittäjä), Joonas Karjalainen (kehittäjä), Eemeli Kouhia (kehittäjä), Ibene Anas (kehittäjä), Joni Gardemaister (kehittäjä), Mia Wahlsten (liiketoiminta) Suvi Numminen (design, konsultti), Phaneendra Adabala (kehittäjä, konsultti), Taru Peltola (kehittäjä, konsultti), Jesse Palo (design, konsultti)
Työn suunnitteluun osallistuneet yritykset
Terveystalo, Futurice
Työn tuotantoon osallistuneet yritykset
Terveystalo, Qvik, Netlight
Muut vaikuttaneet tahot
Haastatteluihin osallistuneet terveydenhuollon ammattilaiset