Valmistaudu toimintasuunnitelmaan nyt!

Ennen toimintasuunnitelman laatimista työpaikalla tehdään yhteistyössä työpaikan olosuhteita kartoittava työpaikkaselvitys. Työpaikkaselvityksen avulla arvioidaan työympäristöstä, työstä ja työyhteisöstä aiheutuvien vaarojen, kuormitustekijöiden ja voimavarojen merkitystä työntekijöiden terveydelle ja työkyvylle. Samalla selvitetään, onko esimerkiksi työpaikalla oleva ensiapuvalmius riittävä. 

Terveystalossa työnantajien apuna toimintasuunnitelman laatimisessa on neljästä osa-alueesta koostuva Terve Työpaikka™ -toimintamalli. Jotta työpaikka olisi terve, jokaisen neljän osa-alueen - terve työ, hyvinvoiva ihminen, toimiva työyhteisö ja aktiivinen johtaminen, on toimittava. Jos yksikin näistä on heikolla tasolla, se vaikuttaa muihin osa-alueisiin ja heikentää kokonaisuutta, sillä kaikilla on oma roolinsa terveen työpaikan rakentajina. Työpaikkaselvityksen yhteydessä tunnistetaan millä tavalla kussakin organisaatiossa eri osa-alueita tulisi painottaa, jotta ne parhaiten palvelisivat yrityksen menestystä, kehitystä ja tavoitteita.  

Työpaikkaselvitys ja toimintasuunnitelma on työterveyshuollon korvaamisen edellytys

Laki edellyttää työnantajalta kirjallista työterveyden toimintasuunnitelmaa ja työpaikkaselvitystä. Työpaikkaselvitys ja toimintasuunnitelma ovat jatkuvaa toimintaa, ja niiden ajantasaisuus tulee tarkistaa vuosittain. 

Nämä viralliselta kuulostavat toimenpiteet ovat oiva paikka vuorovaikutukselle ja avoimelle keskustelulle. Yhteistyöllä saavutetaan parhaat tulokset: työterveydestä kertyvää tietoa ja raportteja hyödynnetään aikaisempia toimenpiteitä arvioitaessa ja uusia suunnitellessa. 

Ajan tasalla olevat työpaikkaselvitys ja toimintasuunnitelma ovat myös työterveyshuollon investoinneista ja kustannuksista saatavien Kela-korvausten* edellytys. Esimerkiksi ensiapuvalmiuden ylläpitämisestä aiheutuneet kulut korvataan työnantajille, kun työterveyshuolto on arvioinut ensiapuvalmiuteen ja -koulutukseen liittyvät tarpeet, ne on kirjattu toimintasuunnitelmaan ja kouluttajana toimii terveydenhuollon ammattihenkilö. 

• Terveystalon ensiapukurssit yrityksille 

Vinkit kuinka valmistautua toimintasuunnitelman rakentamiseen

Terveystalon työterveysyhteyshenkilö on syksyn aikana yhteydessä asiakasyrityksiin joiden tilikausi on kalenterivuosi ja keväisin asiakasyrityksiin joiden tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta toimintasuunnitelman rakentamiseksi. Jotta työterveyden tavoitteet tukisivat parhaalla mahdollisella tavalla organisaationne toimintaa, tapaamiseen kannattaa valmistautua miettimällä seuraavia asioita.

1. Onko oman organisaation toiminnassa ja toimintaympäristössä tapahtunut muutoksia viimeisen vuoden aikana, tai onko muutoksia suunnitteilla tulevalle vuodelle?

Millä tavalla organisaatiossanne tehdään nyt ja tulevaisuudessa töitä? Onko käytössänne hybridimalli, jossa etätyötä ja lähityötä yhdistellään säännönmukaisesti? Tai onko organisaatiossanne liiketoimintoja, joissa työ on pääosin lähityötä tai tehdäänkö organisaatiossanne työtä vuoroissa? Olette mahdollisesti ottaneet käyttöön uudenlaisia työkaluja, koneita ja laitteita, jotka ovat muuttaneet fyysisessä työssä olevaa kuormitusta ja liikeratoja. Tai tiedossa on suurempi työtapoihin liittyvä muutos ja tätä tukevan järjestelmän käyttöönotto.  

Eri toimialojen erityispiirteet ja työn kuormitustekijät saadaan parhaiten selville kohdennetuilla terveystarkastuksilla, jotka auttavat tunnistamaan mahdolliset työkyvyn haasteet ennakoiden ja varhaisessa vaiheessa. Lisäksi muutostilanteet on tarpeen käydä läpi työterveyden kanssa, jotta niiden vaikutukset henkilöstön fyysiseen ja henkiseen kuormitukseen voidaan ottaa huomioon toimintasuunnitelmassa. Erityisesti nyt työturvallisuuslain päivityksen myötä työnantajien tulee entistä järjestelmällisemmin arvioida työn kuormitustekijöitä ja tehdä toimenpiteitä työurien pidentämisen ja työssä jaksamisen eteen. 

• Keho ja liike, sekä Mieli ja työ -terveystarkastus 
• Muutosjohtamisen tuki 
• Työkykyvalmennus työntekijöidesi apuna 

2. Osallista henkilöstöäsi ja kerää palautetta ja kokemuksia työterveysyhteistyöstä

Nouseeko henkilöstöllä esiin tarpeita, joihin kaivataan tukea tai koulutusta? Organisaatiosi koosta riippuen, ryhmittele palaute esihenkilöiden ja koko henkilöstön tarpeisiin. Poikkeuksellisten tapahtumien värittämä työvuosi on monin paikoin ollut esihenkilöille vaativa – kaipaavatko he tehostetusti tukea ja sparrausta omaan johtamistyöhönsä tai onko henkilöstön jaksamisessa haasteita? Matalan kynnyksen mielen hyvinvointi -palvelu ja työterveyden lyhytpsykoterapia ovat vaikuttavia hoitomuotoja, joilla voidaan lisätä psyykkistä hyvinvointia ja toimintakykyä, vähentää mielialaoireita sekä tukea työhön paluuta ja ennaltaehkäistä sairauspoissaolojen tarvetta.  

Jos taas esiin nousee tuen tarve terveellisimpiin elämäntapoihin, on hyvä keskustella työterveyden kanssa, kuinka ennaltaehkäisevässä työssä voidaan parhaiten hyödyntää moniammatillisen tiimin osaamista – esimerkiksi ravitsemusterapeutteja ja univalmentajia.  

• Esihenkilötyön kehittäminen
• Inhimillisen tehokkuuden esihenkilövalmennus
• Mielenhyvinvointipalvelu koko henkilöstölle 
• Työterveyden lyhytpsykoterapia 
• Ravitsemusterapeutin tuottamat työhyvinvointipalvelut 
• Unettoman verkkovalmennus 

3. Mitä toivot yhteistyöltä, mihin painopisteisiin yhteistyön tulisi keskittyä?

Jotta henkilöstösi työkyky säilyisi korkeana, mieti mihin asioihin tulisi panostaa. Kun toimintasuunnitelma rakennetaan yhdessä, onnistutaan priorisoimaan vaikuttavuudeltaan parhaimmat toimenpiteet ja rytmittämään niiden tekeminen oikea-aikaisesti. 

*Lisätietoja Kelan sivulta työpaikkaselvityksestä ja toimintasuunnitelmasta.